Honorários contábeis: como precificar sem perder margem

Quase todo escritório de contabilidade passa pela mesma fase: a carteira cresce, o trabalho dobra e o resultado no fim do mês não acompanha. Na maioria das vezes, o problema está no honorário, definido sem nenhuma conta por trás. Este guia mostra como chegar a um valor que cubra o custo, remunere o escritório e ainda seja defensável na frente do cliente.

Por onde começar: quanto custa a sua hora?

Antes de qualquer tabela, o escritório precisa saber quanto custa uma hora de trabalho. A conta é simples e a maioria nunca fez:

1. 1Some o custo mensal total: folha com encargos, pró-labore dos sócios, sistemas (contábil, fiscal, folha), aluguel, contabilidade do próprio escritório, marketing, impostos sobre o faturamento.
2. 2Conte as horas produtivas do mês: horas efetivamente trabalhadas em cliente, não horas contratadas. Em geral, de 60% a 70% das horas contratadas viram trabalho faturável; o resto vai para reunião interna, atualização e retrabalho.
3. 3Divida o custo total pelas horas produtivas. O resultado é o custo da hora, o valor abaixo do qual cada hora vendida dá prejuízo.
4. 4Acrescente a margem desejada. Um escritório saudável costuma buscar entre 20% e 35% de margem sobre o custo, dependendo do quanto reinveste.

O que faz um cliente custar mais horas?

Dois clientes com o mesmo faturamento podem consumir tempos muito diferentes. Os fatores que mais pesam:

Uma tabela de honorários que ignora esses fatores cobra o mesmo de quem dá trabalho e de quem não dá. O resultado é previsível: os clientes fáceis ficam caros e vão embora, os difíceis ficam baratos e permanecem.

Como montar a sua tabela de referência

Uma forma prática é definir um valor base por regime e somar adicionais por complexidade. A tabela abaixo é uma estrutura de cálculo, não uma recomendação de preço, porque cada cidade e cada escritório têm o próprio custo de hora:

Com essa estrutura, o orçamento deixa de ser um número tirado do ar e vira uma soma que você consegue explicar linha a linha. Isso muda a conversa com o cliente: em vez de negociar o total, vocês discutem o que está ou não no escopo.

Escopo por escrito: o que evita o honorário diluído

O honorário que mais dá prejuízo é o que não tem limite de escopo. O cliente contratou 'contabilidade completa' e entende que isso inclui responder dúvida de financiamento, refazer relatório para o banco, orientar contratação de funcionário e atender o sócio no sábado. O escopo por escrito resolve isso antes de virar atrito:

• Liste o que está incluído: obrigações mensais, declarações anuais, quantidade de reuniões, canais e prazos de atendimento.
• Liste o que é cobrado à parte: abertura de filial, alteração contratual, parcelamento de débito, atendimento a fiscalização, relatórios sob demanda.
• Defina prazos nos dois sentidos: até quando o cliente envia documentos e até quando o escritório entrega.
• Estabeleça o que acontece quando o cliente atrasa: reprocessamento cobrado, ou prazo do escritório que se desloca.

Como reajustar sem provocar troca de contador

Reajuste é um dos principais motivos de troca de contador, e quase sempre por causa da forma como foi feito, não do valor. O que costuma funcionar:

1. 1Tenha cláusula de reajuste anual no contrato, com índice definido. O cliente que assinou sabendo não se surpreende.
2. 2Avise com 30 a 60 dias de antecedência, por escrito, e explique o que mudou: custo de sistemas, novas obrigações, crescimento do cliente.
3. 3Separe reajuste de inflação de reajuste de escopo. Se o cliente cresceu e consome mais horas, isso é uma conversa sobre escopo, não sobre índice.
4. 4Ofereça algo junto quando o aumento for relevante: uma reunião de resultado trimestral, um relatório novo. O cliente percebe troca, não só cobrança.

Como apresentar o honorário na proposta

O mesmo valor pode ser aceito ou recusado dependendo de como chega ao cliente. Uma proposta que mostra só o total convida a comparação com qualquer outro total. Uma proposta que mostra o que compõe o valor convida a comparação de escopo, que é onde o escritório bem estruturado ganha.

• Abra com o diagnóstico: regime atual, número de funcionários, volume de notas, pendências encontradas. O cliente vê que o preço foi feito para ele, não copiado de uma tabela.
• Separe o valor em blocos: rotina fiscal e contábil, departamento pessoal, obrigações anuais, serviços consultivos. Cada bloco com o que inclui.
• Deixe explícito o que fica de fora e quanto custa quando for necessário. Isso evita discussão depois.
• Mostre o prazo de resposta e o canal de atendimento como parte do que está sendo contratado. Para muito cliente, isso pesa mais que o valor.
• Ofereça duas opções no máximo, com diferença clara de escopo. Três ou mais opções travam a decisão.

Quando um cliente não vale o honorário que paga

Todo escritório tem clientes que consomem mais do que pagam e que ninguém quer encarar por medo de perder faturamento. A conta que vale fazer é simples: quantas horas esse cliente consome por mês, multiplicadas pelo custo da hora, contra o que ele paga. Se o resultado for negativo, há três caminhos, nesta ordem:

1. 1Reduzir o consumo de horas: em geral o cliente custa caro porque manda documento atrasado, pergunta o que já foi respondido ou pede retrabalho. Um processo de entrega mais claro resolve boa parte disso sem mexer em preço.
2. 2Reajustar para o escopo real: apresente as horas consumidas e o novo valor, com o que mudou. Cliente que cresceu costuma entender; cliente desorganizado costuma melhorar quando percebe que a desorganização tem preço.
3. 3Encerrar com aviso e prazo: se nem o processo nem o reajuste funcionam, é melhor liberar a hora para um cliente que pague por ela. Ofereça um prazo razoável e entregue a documentação organizada, para não manchar a reputação do escritório por causa de uma mensalidade.

Erros de precificação mais comuns

• Copiar a tabela do concorrente sem saber o custo dele. Ele pode estar errado também.
• Dar desconto para fechar e nunca mais voltar ao valor cheio.
• Cobrar o mesmo de MEI e de Simples com dez funcionários porque 'é tudo pequena empresa'.
• Não precificar serviço consultivo. É onde está a margem, e é o que o cliente mais valoriza quando percebe.
• Manter cliente que consome mais do que paga por medo de perder faturamento. Faturamento sem margem só dá trabalho.

Se muitos clientes estão saindo por causa de preço, vale investigar se a causa é o valor ou a percepção de valor. O guia sobre como captar quem quer trocar de contador mostra que o preço raramente é o motivo real.